Politique d’accessibilité à l’emploi
- Date d’entrée en vigueur :
- 1er mai, 2022
Introduction
Les énoncés de politique, les pratiques organisationnelles et les mesures figurant dans le présent document se rapportent aux exigences du Règlement sur la norme d’accessibilité à l’emploi du Manitoba.
La présente politique s’applique à tout le personnel du CCPE, à temps partiel comme à temps plein.
Définitions
Le processus d’évaluation et de sélection consiste à embaucher des employés parmi les candidats présélectionnés et à leur offrir un poste au sein de l’organisation.
Une barrière s’entend tout ce qui fait obstacle à la possibilité pour une personne de participer d’égal à égal et d’une façon complète et efficace à la vie en société en raison d’un handicap à long terme d’ordre physique, mental, intellectuel ou sensoriel. Une barrière peut notamment être : une barrière physique, une barrière architecturale, une barrière qui bloque la communication ou l’échange d’information, une barrière comportementale, une barrière technologique ou une barrière créée ou perpétuée par une disposition législative, une politique ou une pratique.
La gestion du rendement s’entend de toute méthode qu’utilise l’employeur pour gérer le travail de chaque employé ou pour planifier, surveiller et réexaminer ses objectifs de travail et l’ensemble de sa contribution à l’organisation.
Le processus de recrutement consiste à rechercher des candidats potentiels et à les inviter à postuler pour un poste vacant ou en voie de le devenir.
Adaptation raisonnable. Aux fins de la présente politique, une mesure d’adaptation est jugée raisonnable si :
- elle est nécessaire pour qu’un candidat ait accès aux documents ou aux activités utilisés dans le cadre du processus d’évaluation ou de sélection et n’impose pas de contrainte excessive à l’employeur;
- elle est nécessaire pour permettre à un employé de s’acquitter de ses tâches professionnelles ou de se prévaloir des avantages qui lui sont conférés par son emploi, sans que cela impose de contrainte excessive à l’employeur.
Politique concernant l’accessibilité préalable à l’emploi
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Recrutement et sélection
Énoncé de politique :
Pendant le processus de recrutement, le CCPE informera les candidats potentiels que des mesures d’adaptation raisonnables sont possibles pendant le processus de recrutement, d’évaluation et de sélection. Le CCPE accommodera raisonnablement les candidats dans la mesure du possible et dans le contexte de la mesure d’adaptation demandée et du poste en question.
Pratiques et mesures :
- Le CCPE indiquera sur toutes ses offres d’emploi que des mesures d’adaptation raisonnables seront possibles pour tous les candidats qui déclarent un handicap ou qui demandent une mesure d’adaptation en raison dudit handicap.
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Quand un candidat fait demande de mesure d’adaptation pendant le processus d’évaluation et de sélection :
- Nous consulterons le candidat pour déterminer la mesure d’adaptation requise.
- Si une mesure d’adaptation raisonnable est possible, le CCPE la mettra en place pendant le processus d’évaluation et de sélection.
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Information des candidats sélectionnés de la possibilité de mettre en place des mesures d’adaptation du milieu de travail lorsqu’une offre d’emploi leur est faite
Énoncé de politique :
Lorsqu’une offre d’emploi leur est faite, les candidats sélectionnés seront informés de nos mesures, politiques et pratiques d’adaptation pour les employés handicapés.
Pratiques et mesures :
Nous inclurons des renseignements sur nos mesures, politiques et pratiques d’adaptation dans :
- nos lettres d’offre aux nouveaux employés;
- nos documents d’orientation pour les nouveaux employés;
- nos premières rencontres avec les nouveaux employés.
Mesures d’accessibilité pour la durée de l’emploi
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Diffusion de l’information
Énoncé de politique :
Nous tiendrons les employés informés de nos mesures, politiques et pratiques d’adaptation à l’égard des employés handicapés et de la modification de ces mesures, politiques et pratiques. Nous diffuserons également de l’information et des messages sur le lieu de travail par des moyens accessibles aux employés (p. ex. par écrit, verbalement, etc.).
Pratiques et mesures :
Nous informerons les employés de nos politiques à l’intention des employés handicapés et des modifications qui y sont apportées, et ce, par différents moyens, par exemple :
- messages sur le Wiki du CCPE;
- messages sur le tableau d’affichage de la cuisine au 611 Academy;
- diffusion d’information par courriel dans des formats accessibles;
- communications verbales, le cas échéant (p. ex. pour un employé qui a une déficience visuelle).
Si un employé ayant un handicap temporaire ou permanent demande que l’information lui soit communiquée dans un format, sous une forme ou par un moyen autre qui n’est pas déjà offert, nous :
- demanderons à l’employé de nous indiquer les formats accessibles ou les supports de communication nécessaires pour lui fournir l’information;
- ferons des efforts raisonnables pour procurer à l’employé les formats accessibles ou les supports de communication nécessaires pour lui fournir l’information;
- veillerons à ce que les formats ou supports de communication accessibles indiqués soient utilisés au besoin lorsque nous fournissons l’information à l’employé.
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Plans d’adaptation
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4.1.Demande d’un plan d’adaptation individualisé et documentation à l’appui de la demande
Énoncé de politique :
Les employés peuvent demander, verbalement ou par écrit, un plan d’adaptation individualisé à leur supérieur immédiat ou à leur directeur. Le CCPE pourra demander et recueillir des renseignements supplémentaires afin d’évaluer la demande.
Pratiques et mesures :
- Dès réception d’une demande de plan d’adaptation individualisé, le superviseur ou le directeur de l’employé transmet la demande au directeur des finances et de l’administration pour évaluation.
- Le CCPE peut demander à l’employé de fournir des documents d’un professionnel de la santé pour confirmer la nécessité des mesures d’adaptation.
- Le CCPE peut demander la tenue d’une évaluation qui sera effectuée, à ses frais, par un membre indépendant d’une profession de la santé réglementée ou par un autre professionnel indépendant œuvrant dans le domaine de l’adaptation des milieux de travail pour les employés handicapés.
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4.2.Responsabilités de l’employé à l’égard du plan d’adaptation
Énoncé de politique :
L’employé qui demande un plan d’adaptation doit, de bonne foi, coopérer à l’établissement et à la mise en œuvre de la mesure d’adaptation et de tout plan connexe.
Pour l’élaboration du plan d’adaptation, l’employé peut demander (à ses propres frais) l’aide d’une personne compétente dans le domaine de l’adaptation des milieux de travail pour les personnes confrontées à des barrières.
Pratiques et mesures :
La collaboration de l’employé à l’établissement et à la mise en œuvre de la mesure d’adaptation et de tout plan connexe peut impliquer, entre autres :
- que l’employé fournisse au CCPE toute information pertinente pouvant permettre au CCPE d’évaluer la mesure d’adaptation demandée, par exemple un rapport médical ou un rapport d’un spécialiste en matière d’adaptation des milieux de travail pour les personnes confrontées à des barrières (si la demande est raisonnable);
- que l’employé se conforme au plan, au processus ou à la procédure mis en place pour appliquer la mesure d’adaptation et effectue son travail conformément au plan, au processus ou à la procédure;
- que l’employé donne au CCPE son opinion sur les exigences de la mesure d’adaptation;
- que l’employé participe et collabore en tout temps aux efforts d’adaptation et qu’il s’adresse au CCPE pour demander des modifications au plan, au processus ou à la procédure d’adaptation ou pour l’informer que la mesure d’adaptation n’est plus nécessaire;
- que l’employé participe à son évaluation à la demande du CCPE afin d’aider ce dernier à déterminer les mesures d’adaptation raisonnables qui sont nécessaires.
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4.3.Responsabilités de l’employeur concernant l’évaluation des demandes d’adaptation ainsi que l’élaboration et la communication d’un ou de plusieurs plans d’adaptation, le cas échéant
Énoncé de politique :
Le CCPE évaluera toutes les demandes de mesures d’adaptation sur une base individuelle, en tenant compte de la nature du handicap, de la mesure demandée, de ses incidences opérationnelles et de tout autre facteur pertinent.
Les employés handicapés qui demandent une mesure d’adaptation et qui en justifient le besoin seront raisonnablement accommodés, et le CCPE :
- élaborera et mettra par écrit un plan d’adaptation individualisé pour ces employés;
- fournira à ces employés une copie de leur plan d’adaptation dans un format accessible compatible avec leurs besoins d’adaptation et à leur demande.
Pratiques et mesures :
Le directeur des finances et de l’administration évaluera la demande sur une base individuelle en tenant compte de la nature du handicap, de la mesure d’adaptation demandée, de ses incidences opérationnelles et de tout autre facteur pertinent.
Le plan d’adaptation individualisé précisera :
- les formats accessibles et les supports de communication à utiliser, si ceux-ci ont été demandés;
- les mesures particulières en cas d’urgence au travail, selon le cas;
- des précisions sur les modalités et le calendrier de toute autre mesure d’adaptation;
- les dates auxquelles le plan sera réexaminé.
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4.4.Responsabilités de l’employeur en cas de refus d’une demande de plan d’adaptation
Énoncé de politique :
Si une demande de plan d’adaptation est refusée, le CCPE indiquera par écrit à l’employé les raisons du refus, dans un format accessible compatible avec les besoins d’adaptation de l’employé et à sa demande.
Le CCPE peut refuser, intégralement ou partiellement, la demande de plan d’adaptation individualisé d’un employé s’il se voit incapable d’offrir des mesures raisonnables d’adaptation sans que cela lui impose de contrainte excessive. Un tel refus pourrait survenir entre autres dans les cas suivants :
- la mesure d’adaptation comporte des risques pour la sécurité d’autres employés;
- la mesure d’adaptation aurait des incidences financières ou opérationnelles significatives et mesurables.
Le CCPE peut également refuser une demande de plan d’adaptation individualisé si :
- l’employé est apte à exercer la plupart des fonctions associées à son emploi en l’absence de mesures d’adaptation;
- l’employé n’a fourni aucun document venant de son professionnel de la santé qui justifie la nécessité de mesures d’adaptation;
- aucun professionnel de la santé réglementé en pratique privée ne confirme les mesures d’adaptation du milieu de travail demandées par l’employé selon sa propre évaluation.
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4.5.Réexamen et modification du plan d’adaptation
Énoncé de politique :
Le CCPE réexaminera le plan d’adaptation au moins une fois par an avec l’employé et au moment de son évaluation de rendement annuelle. Le supérieur ou le directeur de l’employé réexaminera également le plan d’adaptation individualisé de celui-ci au moins une fois l’an.
Le CCPE modifiera le plan d’adaptation au besoin, notamment si :
- l’espace de travail de l’employé est modifié ou déplacé;
- les responsabilités de l’employé ont changé;
- d’autres changements apportés au lieu de travail ont une incidence sur la mesure d’adaptation;
- l’employé a demandé que le plan d’adaptation soit réexaminé et modifié.
Le CCPE ou l’employé peut demander qu’un plan d’adaptation soit réexaminé plus tôt que prévu en informant l’autre partie de sa volonté.
Pratiques et mesures :
- Dans le cadre du processus d’évaluation annuelle du rendement, le plan d’adaptation de l’employé sera réexaminé par le CCPE, le superviseur ou le directeur de l’employé et l’employé.
- Si le CCPE veut obtenir ou si l’employé souhaite fournir des renseignements supplémentaires ou nouveaux pour justifier la nécessité de maintenir en tout ou en partie les mesures du plan d’adaptation ou d’y apporter des ajustements, le CCPE et l’employé devront suivre les énoncés de politique, les pratiques et les mesures énoncées aux articles 4.1 et 4.2.
- Les pratiques et mesures énoncées aux articles 4.3 et 4.4 doivent être suivies, le cas échéant, lorsqu’il s’agit d’accepter ou de refuser une modification ou une prolongation du plan d’adaptation.
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Gestion du rendement
Énoncé de politique :
Le CCPE veillera à ce que son processus de gestion du rendement tienne compte :
- du fait qu’un employé a un handicap permanent ou temporaire dans la mesure où ledit handicap aura été porté à la connaissance du CCPE;
- du plan d’adaptation individualisé d’un employé, tel que révisé de temps à autre;
- de la possibilité que les mesures d’adaptation prises à l’égard d’un employé ne remédient pas complètement à une ou plusieurs barrières.
S’il y a des possibilités d’avancement au sein de l’organisation, le CCPE tiendra compte du fait qu’un employé peut avoir un handicap temporaire ou permanent et être confronté à des barrières.
Pratiques et mesures :
- Réexamen périodique. Le CCPE rencontrera périodiquement les employés qui font l’objet de mesures d’adaptation durant leur première année d’emploi et au moins une fois par an pour discuter de leurs progrès, de leurs objectifs et de leurs défis. Lors de ces rencontres, il sera question des mesures d’adaptation du milieu de travail (en place ou nouvellement requises), y compris les plans d’adaptation individualisés et les mesures particulières en cas d’urgence.
- Modifications. Le CCPE pourrait modifier les mesures d’adaptation en place s’il a de bonnes raisons de croire que ces modifications permettraient peut-être d’améliorer le rendement d’un employé handicapé. Le cas échéant, ces modifications seraient effectuées dans le respect des énoncés de politique, des pratiques et des mesures énoncés aux articles 4.1, 4.2 et 4.3.
- Mesures disciplinaires. Avant d’imposer à un employé des mesures disciplinaires liées à son rendement, le CCPE vérifiera si ses problèmes de rendement sont liés à des barrières et si une mesure d’adaptation est requise.
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Mise en place des processus de retour au travail
Énoncé de politique :
Le CCPE reconnaît que les employés qui sont (ou qui ont été) absents du travail en raison d’un handicap ou d’un problème de santé pourraient nécessiter des mesures d’adaptation raisonnables pour revenir au travail.
Pour déterminer les mesures d’adaptation nécessaires afin de faciliter le retour au travail d’un employé qui a dû s’absenter en raison d’un handicap ou d’un problème de santé, nous utiliserons les pratiques et mesures énoncées plus bas.
S’il s’avère nécessaire et justifié de modifier les tâches et l’horaire de travail d’un employé en fonction de ses capacités fonctionnelles, nous nous efforcerons de prendre des mesures d’adaptation raisonnables pour lui permettre de réintégrer ses tâches normales ou un horaire de travail régulier avec le temps.
Pratiques et mesures :
- Le directeur des finances et de l’administration ou un représentant des RH resteront en contact avec les employés absents et la Commission des accidents du travail du Manitoba (CAT) (s’il y a lieu) jusqu’au rétablissement des employés.
- Le CCPE suivra le processus de retour au travail de la CAT.
- Dans la planification du retour au travail d’un employé, le CCPE vérifiera les capacités de l’employé. Pour ce faire, le CCPE pourrait demander au professionnel de la santé de l’employé de remplir un formulaire de détermination des capacités fonctionnelles.
- Les plans de retour au travail seront établis en fonction des besoins de l’employé, des ressources dont dispose le CCPE, des besoins opérationnels du CCPE et de ce qui est raisonnable dans les circonstances.
- Les plans de retour au travail préciseront comment et quand les mesures d’adaptation seront mises en place, et comment et quand les plans seront réexaminés.
- Le CCPE cherchera à offrir des tâches modifiées ou de substitution significatives et productives qui sont sûres, qui sont adaptées aux capacités fonctionnelles des employés et qui répondent aux besoins opérationnels du CCPE. S’il y a lieu, le CCPE pourra proposer à l’employé des tâches transitoires pour lui permettre de reprendre progressivement ses tâches originales.
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Mesures particulières en cas d’urgence au travail
Énoncé de politique :
Nous informerons tous les employés des mesures à prendre en cas d’urgence afin de garantir la sécurité de tous les employés, y compris ceux qui présentent un handicap temporaire ou permanent. Nous veillerons à ce que les mesures en cas d’urgence au travail soient adaptées aux besoins de chacun des employés et aux caractéristiques physiques de leur espace de travail.
Si nous apprenons qu’un employé a besoin d’assistance en cas d’urgence au travail, nous l’informerons dès que possible des mesures particulières à prendre à son égard.
Nous réexaminerons ces mesures particulières dans les situations suivantes :
- si l’employé change d’espace de travail;
- si son espace de travail est modifié.
Si le CCPE réexamine son plan général d’intervention en cas d’urgence (c’est-à-dire, le plan d’intervention pour tout le monde en général) et y apporte des modifications susceptibles d’impacter sur les mesures particulières à prendre à l’égard d’un employé en cas d’urgence au travail, alors le CCPE adaptera les mesures particulières en conséquence.
Si un employé qui fait l’objet de mesures particulières en cas d’urgence au travail a besoin de l’assistance d’une tierce personne en cas d’urgence, nous obtiendrons le consentement de l’employé qui lui prêtera assistance et nous lui fournirons l’information voulue, mais seulement avec le consentement de l’employé qui a besoin d’assistance et conformément à l’article 8, ci-dessous.
Pratiques et mesures :
- Le CCPE envoie annuellement une note à tous les membres du personnel pour leur demander s’ils ont besoin d’assistance en cas d’urgence et leur rappeler le plan d’urgence du bureau ou du bâtiment.
- L’accessibilité générale et les barrières potentielles sur le lieu de travail sont à l’ordre du jour de toutes les réunions sur la sécurité et la santé au travail.
- En cas d’urgence, le responsable de la sécurité incendie restera en contact par téléphone ou par tout autre moyen de communication convenable avec l’employé handicapé et la personne désignée pour lui prêter assistance.
- Le responsable de la sécurité incendie informera le service des incendies du nombre et de l’emplacement des employés qui restent encore à l’intérieur du bâtiment après l’évacuation.
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Respect de la confidentialité
Énoncé de politique :
Pour s’acquitter de ses obligations aux termes de la présente politique, le CCPE ne recueillera, n’utilisera et ne divulguera que les renseignements requis aux fins de la Norme d’accessibilité à l’emploi et/ou des lois sur la santé et la sécurité au travail, sauf si l’employé en convient autrement.
Le CCPE se conformera également aux exigences des autres lois applicables en matière de protection de la vie privée, y compris la Loi sur les renseignements médicaux personnels (Manitoba).
Pratiques et mesures :
Le CCPE prendra les mesures suivantes pour protéger en tout temps les renseignements personnels et les renseignements médicaux personnels des employés :
- Seules les personnes qui ont besoin de connaître ces renseignements (p. ex. le directeur des finances et de l’administration, le superviseur ou le directeur de l’employé et/ou la personne désignée pour lui prêter assistance en cas d’urgence) recevront ces renseignements ou y auront accès aux termes de la présente politique.
- Tous les renseignements personnels confidentiels (p. ex. les rapports d’un professionnel de la santé) recueillis en vertu de la présente politique seront conservés dans un endroit sûr auquel seuls le directeur des finances et de l’administration, un représentant des RH, le superviseur ou le directeur de l’employé, ou le directeur général ont accès.
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Formation
Énoncé de politique :
Le CCPE donnera une formation sur la manière de répondre aux besoins des employés handicapés au personnel ayant les responsabilités suivantes :
- le recrutement, la sélection ou la formation des employés;
- la supervision, la gestion ou la coordination du travail des employés;
- la promotion, la réaffectation ou le licenciement des employés;
- l’élaboration et la mise en œuvre de politiques et de pratiques en matière d’emploi.
La formation comporte :
- un volet sur la manière de rendre les possibilités d’emploi accessibles aux personnes handicapées;
- un volet sur la manière d’interagir et de communiquer avec les candidats ou les employés confrontés à des barrières qui utilisent des dispositifs d’assistance ou qui ont besoin d’être assistés par une personne de confiance ou un animal d’assistance;
- un volet sur la Loi sur l’accessibilité pour les Manitobains, le Code des droits de la personne (Manitoba) et la Norme d’accessibilité à l’emploi;
- un volet sur les politiques, pratiques et mesures de notre organisation en matière d’accessibilité à l’emploi, y compris les modifications qui y sont apportées.
Pratiques et mesures :
- Le CCPE formera les nouveaux employés et la direction dès que possible après que la personne se soit vu attribuer les tâches précitées.
- Le CCPE offrira une formation d’appoint en cas de modification des politiques, pratiques et mesures découlant de la présente politique.
- Le directeur des finances et de l’administration et un représentant des RH tiendront un registre des personnes qui ont suivi ces formations, avec les dates et un résumé du contenu des formations.
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Conservation par écrit des politiques en matière d’accessibilité et de formation
Énoncé de politique :
Nous aviserons le public que nos politiques sont disponibles sur demande et nous les fournirons dans un format accessible au demandeur.
Pratiques et mesures :
Nous aviserons le public que nos politiques en matière d’accessibilité et de formation sont communiquées :
- par l’entremise de notre site Web;
- par l’entremise d’employés, de bénévoles ou de la direction (en personne, par téléphone ou au moyen de messages enregistrés);
- par des avis publiés sur les tableaux d’affichage aux bureaux du CCPE.
Nous fournirons nos politiques dans un délai raisonnable et dans un format qui répond aux besoins des personnes handicapées.
Ce document est disponible en d’autres formats, sur demande.